Khi tiệc tất niên bắt đầu trước giờ khai mạc 6 tiếng

Không phải lúc MC cầm micro, cũng không phải khi nhạc nổi lên, mà với đội kỹ thuật sự kiện, tiệc tất niên bắt đầu từ rất sớm. Sáu tiếng trước giờ đón khách, mặt bằng còn trống, sân chưa có sân khấu, bàn tiệc vẫn đang được sắp xếp, và toàn bộ hệ thống thiết bị phải hoàn thiện trong một khoảng thời gian ngắn, chính xác đến từng khâu.

Đó là đặc thù của các chương trình tất niên cuối năm: thời gian gấp, không được sai, không có cơ hội làm lại.

Từ mặt bằng trống đến không gian sự kiện hoàn chỉnh

Khi nhìn ảnh toàn cảnh sau khi hoàn thiện, ít ai hình dung được trước đó khu vực này từng là một không gian trống hoàn toàn. Việc triển khai tất niên đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật phải hình dung trước bố cục tổng thể: sân khấu đặt đâu, lối đi của khách như thế nào, bàn tiệc có che khuất tầm nhìn hay không.

Chỉ cần sai một vị trí, toàn bộ trải nghiệm của khách tham dự sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, giai đoạn dựng tổng thể luôn là bước được ưu tiên hàng đầu.

Âm thanh: không chỉ “nghe được” mà phải “nghe dễ chịu”

Một trong những hiểu lầm phổ biến khi tổ chức tất niên là nghĩ rằng chỉ cần âm thanh đủ lớn. Trên thực tế, tiệc cuối năm cần âm thanh cân bằng, để:

• Lãnh đạo phát biểu rõ ràng

• Khách dùng tiệc không bị chói tai

• Tiết mục văn nghệ vẫn giữ được không khí

Việc căn chỉnh âm thanh cho tiệc tất niên khác hoàn toàn với sân khấu biểu diễn thuần túy. Mọi thông số đều phải điều chỉnh theo không gian, số lượng người và thời lượng chương trình.

Ánh sáng: thứ tạo ra cảm xúc chứ không chỉ là hiệu ứng

Ánh sáng trong tiệc tất niên không chạy dồn dập. Phần lớn thời gian, ánh sáng được giữ ở mức ấm, dịu, tạo cảm giác gần gũi. Chỉ đến những thời điểm như:

• Mở màn chương trình

• Tiết mục văn nghệ

• Khoảnh khắc vinh danh

… ánh sáng mới được đẩy lên cao trào. Đây là yếu tố giúp chương trình có nhịp điệu, không bị đơn điệu, không gây mệt cho người tham dự.

Sân khấu – nơi giữ lại ký ức của cả một năm

Với doanh nghiệp, sân khấu tất niên không chỉ là nơi biểu diễn, mà là nơi:

• Tổng kết một năm làm việc

• Ghi nhận nỗ lực của tập thể

• Mở ra tinh thần cho năm mới

Chính vì vậy, sân khấu không cần quá cầu kỳ, nhưng phải chắc chắn, ngay ngắn và phù hợp quy mô. Một sân khấu gọn gàng, bố trí hợp lý sẽ khiến chương trình diễn ra mạch lạc và trang trọng hơn rất nhiều.

Bàn tiệc – chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn

Trong các buổi tất niên, bàn tiệc là nơi khách ngồi lâu nhất. Khoảng cách bàn, hướng quay về sân khấu, lối đi phục vụ… đều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của người tham dự.

Một không gian bàn tiệc được sắp xếp hợp lý giúp khách:

• Dễ quan sát sân khấu

• Thoải mái giao lưu

• Không bị chen chúc khi di chuyển

Đây là chi tiết thường bị xem nhẹ nhưng lại quyết định trải nghiệm tổng thể của buổi tiệc.

Sau ánh đèn là một chương trình trọn vẹn

Khi chương trình kết thúc, khách ra về trong không khí vui vẻ, ít ai nhìn thấy phía sau sân khấu là đội ngũ kỹ thuật bắt đầu tháo dỡ trong im lặng. Với người làm sự kiện, đó là khoảnh khắc nhẹ nhõm nhất: mọi thứ đã diễn ra đúng kế hoạch.

Một buổi tất niên thành công không cần phô trương, chỉ cần:

• Không sự cố

• Không gián đoạn

• Không thiếu cảm xúc

Và đó cũng chính là tiêu chí của những chương trình được chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu.